Rozpoczął się sezon urlopowy, a co roku wywołuje to ciekawe dyskusje na temat tego, ile dni urlopu pozostało pracownikom. Niedawno, po orzeczeniu Sądu Najwyższego, nastąpiły pewne zmiany w zasadach dotyczących przedawnienia dni urlopu, które przekraczają ustawowe minimum.

‍

Pod koniec ubiegłego roku napisałem bloga o tym, czy pracownik może (tak po prostu) przenieść niewykorzystane dni urlopu na kolejny rok. Dzieje się tak, zwłaszcza gdy pracodawca nie odgrywa aktywnej i zachęcającej roli, jeśli chodzi o wykorzystywanie ustawowych dni urlopu.

‍

Zgodnie z przepisami europejskimi i orzecznictwem, zasada jest taka, że ustawowe dni urlopu przedawniają się sześć miesięcy po zakończeniu poprzedniego roku, pod warunkiem, że pracodawca może wykazać, iż zachęcał pracownika do terminowego wykorzystania urlopu. Pracownik musi być również na czas poinformowany, że jego ustawowe dni urlopu przedawnią się, jeśli ich wkrótce nie wykorzysta. Jeśli pracodawca tego nie zrobi, ustawowe dni urlopu nie przedawnią się.

‍

W tym samym blogu napisałem również, że holenderskie zasady dotyczące przedawnienia dodatkowych dni urlopu są inne. Sześciomiesięczny okres przedawnienia i europejskie zasady dotyczące aktywnej postawy pracodawcy dotyczą wyłącznie ustawowych dni urlopu, a nie dodatkowych dni urlopu.

‍

Oznacza to, że w przypadku dodatkowych dni urlopu obowiązują jedynie ogólne zasady dotyczące terminów przedawnienia, które w Holandii wynoszą pięć lat. Przynajmniej tak było do kilku tygodni temu. Niedawno Sąd Najwyższy przedstawił inną interpretację.

‍

Aktywny obowiązek staranności i informowania

23 czerwca 2023 roku Sąd Najwyższy orzekł, że przy ustalaniu, czy dodatkowe dni urlopu przedawniają się (po pięciu latach), ważne jest również, aby pracodawca wypełniał aktywny obowiązek staranności i informowania. Sprawa dotyczyła prawnika zatrudnionego w kancelarii prawnej. Od 2018 roku między pracodawcą a pracownikiem toczył się spór dotyczący salda niewykorzystanych dni urlopu. Konflikt eskalował do tego stopnia, że spowodował zakłócenie stosunku pracy i ostatecznie doprowadził do zawieszenia prawnika. Ostatecznie prawnik i kancelaria prawna trafili do sądu w celu rozwiązania umowy o pracę, a w tym samym postępowaniu o rozwiązanie umowy, prawnik zażądał również wypłaty wysokiego salda niewykorzystanych ustawowych i dodatkowych dni urlopu.

‍

Zachęcanie pracowników do wykorzystywania dni wolnych

Pracodawca uważał jednak, że saldo dni urlopu przekraczających ustawowe minimum dawno się przedawniło z powodu upływu pięcioletniego terminu przedawnienia. Pracodawca argumentował, że aktywna postawa, jakiej można oczekiwać od pracodawców w celu zachęcania pracowników do faktycznego wykorzystywania dni urlopu, dotyczy wyłącznie ustawowych dni urlopu, a nie dodatkowych dni urlopu, w oparciu o przepisy europejskie.

‍

„Prawo do urlopu jest tak ważne”

‍

Niemniej jednak Sąd Najwyższy widzi to inaczej. Prawo do urlopu jest tak ważne, że nawet w przypadku dodatkowych dni urlopu, pięcioletni termin przedawnienia nie ma zastosowania, jeśli pracodawca nie umożliwił pracownikowi aktywnie i świadomie faktycznego wykorzystania tych dni urlopu. Jeśli pracodawca tego nie zrobi, holenderski pięcioletni termin przedawnienia zostaje po prostu uchylony.

‍

Praktyczne implikacje

Co to dokładnie oznacza w praktyce? W trakcie zatrudnienia pracownicy często rzadziej sprzeciwiają się wygaśnięciu i przedawnieniu dni urlopu. W dziewięciu przypadkach na dziesięć zrobią to dopiero pod koniec zatrudnienia, kiedy nie będzie już możliwe retrospektywne spełnienie obowiązku należytej staranności i informowania. Dlatego bardzo ważne jest, aby polityka firmy i protokoły pracy były odpowiednio zorganizowane w tym celu. W dziale HR powinno być standardową praktyką regularne pisemne informowanie pracowników nie tylko o ich saldzie dni urlopu, ale także o możliwościach wykorzystania tych dni.

‍

„Jeśli pracownik nie wykorzysta swoich dni urlopu, pracodawca musi przedstawić propozycje.”

‍

Innymi słowy, jeśli pracownik nie wykorzysta dni urlopu z własnej inicjatywy, pracodawca musi (w pewnym momencie) przedstawić propozycje terminów, w których byłoby to możliwe. Jeśli pracownik ostatecznie nadal nie współpracuje, musi być jasno i wielokrotnie poinformowany, że skutkować to będzie przepadkiem i wygaśnięciem jego dni urlopu.

‍

Oznacza to, że nie wystarczy już raz w roku przedstawić przegląd salda dni urlopu i po prostu stwierdzić, że dni te wygasną lub przepadną, jeśli nie zostaną wykorzystane w określonym terminie. Dlatego zalecam informowanie pracownika o tym raz na kwartał.

‍